Einkaufspolitik
Es ist die Aufgabe des Einkaufs innerhalb der HOPPECKE-Gruppe, das Unternehmen weltweit durch Auswahl, Qualifizierung und Weiterentwicklung der leistungsfähigsten Lieferanten auf dem Weg zum Energielösungsanbieter und Systemlieferanten mit einheitlicher Markenqualität zu attraktivsten Preisen zu unterstützen. Dabei übernimmt der Einkauf in enger Zusammenarbeit mit allen Beteiligten der Wertschöpfungskette weltweit die strategische Einkaufsverantwortung für alle relevanten Waren und Dienstleistungen unter Berücksichtigung unserer Unternehmensgrundsätze sowie im Einklang mit ethischem Geschäftsgebaren, Umweltschutz und sozialer Verantwortung (in der Folge mit „Geschäftsethik“ bezeichnet).
Um im Einklang mit der Geschäftsethik zu handeln, erwartet HOPPECKE von allen Lieferanten, dass sie:
- Menschenrechte achten und sich für deren Wahrung einsetzen,
- jede Form von Zwangs- und Kinderarbeit ablehnen,
- ihren Arbeitnehmern einen Arbeitsplatz frei von Gefahren für Leib und Leben, jedweder Diskriminierung, Gewalt oder Belästigung anbieten,
- das Recht der Arbeitnehmer auf Kollektivverhandlungen wahren sowie die Kernarbeitsnormen der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO) anerkennen,
- geltende Umweltstandards einhalten und bei der Produktion energiesparsame Verfahren einsetzen sowie die Emission von Treibhausgasen einschränken,
- mit den natürlichen Ressourcen schonend umgehen und Maßnahmen zur Abfallminimierung ergreifen,
- datenschutzrechtliche Bestimmungen einhalten,
- wettbewerbsrechtliche Vorgaben einhalten sowie jede Art von Korruption ablehnen,
- und schließlich alle sonstigen für sie anwendbaren und im jeweiligen Land geltenden gesetzlichen Regelungen beachten und einhalten.
Um dem Anspruch einer Beschaffung unter Beachtung der Grundsätze der Geschäftsethik der HOPPECKE-Gruppe gerecht zu werden, existieren an den einzelnen Standorten der HOPPECKE-Gruppe, an denen Beschaffung betrieben wird, entsprechende Einkaufsrichtlinien und Einkaufsanweisungen. Hierin werden die Regeln, Strukturen und Prozesse definiert, die im Umgang mit Kollegen, Kunden, Lieferanten, anderen Unternehmen und Behörden einzuhalten sind. Ziel ist die Gewährleistung von rechts- und revisionssicheren Prozessen und Vertragsabschlüssen sowie die lückenlose Berücksichtigung der oben definierten Vorgaben zur Geschäftsethik. Die Einkaufsrichtlinien bzw. -anweisungen bilden die Basis für die Erstellung von weiterführenden speziellen Handlungsanweisungen, Checklisten und Abläufen.
Besondere Beachtung findet hierin die Beschaffung von Rohstoffen aus Regionen oder Quellen, bei denen die Einhaltung der Vorgaben der Geschäftsethik durch besondere Verfahren bzw. Anstrengungen sichergestellt werden muss. Somit werden Lieferanten für sog. „Konfliktrohstoffe“ für alle Werke weltweit ausschließlich durch den Zentraleinkauf der HOPPECKE-Gruppe festgelegt. Bei Konfliktrohstoffen handelt es sich aus heutiger Sicht in erster Linie um die Rohstoffe Zinn, Tantal, Wolfram und Gold, die aus der Demokratischen Republik Kongo oder ihren Nachbarländern (Angola, Burundi, Zentralafrikanische Republik, Republik Kongo, Ruanda, Südsudan, Tansania, Uganda und Sambia) stammen. Bei der Gewinnung dieser Rohstoffe in den genannten Ländern werden häufig grundlegende Menschenrechte nicht eingehalten und die hierbei erwirtschafteten Erträge zur Finanzierung von bewaffneten Konflikten genutzt.
Folglich ist von den Lieferanten ein geeigneter Nachweis über die Herkunft der an HOPPECKE zu liefernden oben genannten Rohstoffe zu erbringen. Nur Lieferanten, die einen geeigneten Herkunftsnachweis erbringen können, dürfen für die Lieferung dieser Rohstoffe zugelassen werden. HOPPECKE empfiehlt die Verwendung der standardisierten Reporting-Vorlage der Conflict-Free Sourcing Initiative (CFSI).
HOPPECKE behält sich das Recht vor, seine Lieferanten auf die Einhaltung der Grundsätze der Geschäftsethik der HOPPECKE-Gruppe im Rahmen von Audits, die durch HOPPECKE, den Auftraggeber von HOPPECKE oder einen von HOPPECKE oder seinem Auftraggeber bestimmten Dritten durchgeführt werden können, zu überprüfen bzw. überprüfen zu lassen.
Jeder Verstoß gegen die Grundsätze der Geschäftsethik der HOPPECKE-Gruppe kann einen Grund zur außerordentlichen Kündigung der Vertragsbeziehung mit dem Lieferanten darstellen. Bei geringfügigen Verstößen wird dem Lieferant die Möglichkeit gegeben, innerhalb einer angemessenen Frist durch Implementierung geeigneter Abhilfemaßnahmen, das Fehlverhalten abzustellen. In Fällen, in denen das Fehlverhalten innerhalb einer angemessenen Frist nicht korrigiert wird, sowie bei schwerwiegenden Verstößen, behält sich HOPPECKE das Recht vor, die Vertragsbeziehung mit dem Lieferanten sofort zu beenden sowie mögliche Schadens-ersatzansprüche geltend zu machen.
